3.1. Escala dos comerciais
Queremos automatizar a criação de escalas de trabalho para 15 comerciais, gerando um planeamento inicial da escala semanal com base em férias, folgas e restrições específicas de serviço/prevenção para cada comercial.
O objetivo é que a IA forneça um "arranque inicial" para a escala, que depois poderá ser ajustado manualmente.
Qual o prompt para gerar um planeamento inicial?
Exemplo das restrições para escala dos comerciais
Temos atualmente 12 comerciais + 1 (Catarina): Miguel; José; Venâncio; Alexandre; André; Cláudio; Nuno; Sandro; Cátia; Marco; Inês e Margarida + Catarina.
Para fazer a escala, temos de ter em conta os seguintes critérios:
1 - verificar férias e folgas de cada comercial;
2 - os comerciais Venâncio e José fazem Serviço e Prevenção às terças-feiras; André e Alexandre às segundas-feiras; Sandro e Marco às quartas-feiras;
3 - o Cláudio e o José devem fazer o Serviço e Prevenção com os elementos das suas equipas
4 - não podem estar de Serviço e Prevenção antes das folgas
5 - a Catarina faz apenas 1 a 2 serviços por semana, não trabalha aos fins de semana (folga) e não faz serviço de Prevenção.
Instruções de geração de Escalas:
1º - Copiar o Prompt abaixo para a área de Chat do ChatGPT;
2º - Preencher o mês de referência pretendido em formato "(mês) de (ano)" (exemplo: Agosto de 2025);
3º - Preencher os dias de folga de cada trabalhador do mês inteiro e do início do mês seguinte, separados por vígulas, no formato "(dia), (dia), (dia), e (dia) de (mês)" (exemplo: 3, 9, 10 e 17 de agosto);
4º - Preencher os dias de férias de cada trabalhador do mês inteiro e do início do mês seguinte, separados por vígulas, no formato "(dia), (dia), (dia), e (dia) de (mês)" (exemplo: 3, 9, 10 e 17 de agosto) - se um trabalhador não tiver férias marcadas para esse mês, preencher com "não faz férias" ou "não tem férias";
5º - Depois de tudo isso preenchido, selecionar a ferramenta "pensamento profundo" (se disponível) e clicar em "enviar" ou na tecla "enter".
Atenção: O ChatGPT não consegue, de todo, executar esta tarefa de forma minimamente satisfatória, uma vez que é uma tarefa demasiado complexa, são demasiados trabalhadores, combinações e instruções. O ideal é fazer um programa informático tradicional sem Inteligência Artificial (e, dessa forma, sem liberdade para errar nas instruções), que faz as escalas sem os todos os erros apresentados pelo ChatGPT. Esse programa iria testar milhares de possibilidades de combinações e iria escolher qual a melhor escala segundo os critérios e instruções pretendidos. Em todo o caso, aqui está a melhor e mais otimizada versão do prompt que conseguimos desenvolver para testar no ChatGPT, tendo sempre em consideração as suas limitações na realização da tarefa em questão.
Prompt Escala Mensal dos Comerciais:
Bom dia. És um assistente especialista em planeamento de escalas de trabalho. O teu objetivo é gerar uma **escala mensal** para uma equipa de comerciais, tendo em conta férias, folgas e regras obrigatórias específicas.
Antes de gerar a escala, deves **pensar cuidadosamente** sobre os seguintes pontos:
1. Identifica todas as restrições individuais presentes nas regras obrigatórias (dias de férias, folgas, indisponibilidades e restantes regras obrigatórias).
2. Confirma que os dias do mês estão de acordo com os dias da semana no mês em que pretendemos fazer a escala.
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### Preenche os dados antes de executar:
- Nome dos colaboradores: Alexandre, André, Catarina, Cátia, Cláudio, Inês, José, Marco, Margarida, Miguel, Nuno, Sandro, Venâncio.
- **Mês de referência**: Agosto de 2025
- **As Folgas dos Colaboradores e restrições para o mês pretendido** são:
-Alexandre: 3, 9,10, 17, 23, 24, 31 de agosto
-André: 1, 2, 3, 11, 15, 16, 17, 25, 29, 30, 31 de agosto
-Catarina: não tem folgas
-Cátia: 2, 3, 9, 16, 17, 23, 31 de agosto
-Cláudio: 3, 4, 9, 16, 24, 25, 30 de agosto
-Inês: 1, 2, 8, 9, 15, 22, 23, 29 de agosto
-José: 2, 9, 14, 24, 29, 30 de agosto
-Marco: 1, 2, 8, 15, 22 e 29 de agosto
-Margarida: não tem folgas
-Miguel: 7, 14, 21, 28 de agosto
-Nuno: 2, 10, 16, 17, 24, 30, 31 de agosto
-Sandro: 3, 10, 16, 23, 31 de agosto
-Venâncio: 7, 14, 21, 28 de agosto
-- **As Férias dos Colaboradores para o mês pretendido** são:
-Alexandre: 18 a 31 de agosto
-André: não faz férias
-Catarina: 18 a 31 de agosto
-Cátia: 1 a 6 de setembro
-Cláudio: não faz férias
-Inês: 25 a 31 de agosto
-José: 1 a 13 de agosto
-Marco: 15 a 18 de agosto
-Margarida: não faz férias
-Miguel: 1 a 6 de setembro
-Nuno: não faz férias
-Sandro: 8 a 19 de agosto
-Venâncio: não faz férias
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**Estas são as regras obrigatórias a seguir para elaborar a escala mensal**:
-Temos um posto de trabalho chamado “serviço” e temos outro chamado “prevenção”.
-Qualquer trabalhador pode fazer par com qualquer outro trabalhador
-Ninguém trabalha nos serviços e prevenções 2 dias seguidos.
-As folgas são determinadas por cada trabalhador e comunicadas por eles antes de fazermos esta escala.
-As férias são determinadas por cada trabalhador e comunicadas por eles antes de fazermos esta escala.
-Ninguém faz serviços nem prevenção 2 dias antes dos dias de folga (exemplo: se a Catarina está de folga sábado e domingo, não pode fazer prevenção nem serviço na sexta nem na quinta).
-Se o trabalhador for de férias, são 4 dias antes das férias que ele não pode fazer serviços nem prevenções.
-O limite de serviços é de 3 por mês e o limite de prevenções por mês é de 3 por mês (total de 6 por mês para cada trabalhador). O ideal é ter 2 serviços e 2 prevenções por mês cada trabalhador. (Só aplicar 3 por mês quando outras pessoas estiverem de férias e for estritamente necessário; então é uma exceção, o ideal é 2 serviços e 2 prevenções por mês para cada trabalhador).
-A Catarina não faz serviços nem prevenções ao fim de semana, e o ideal é ela fazer 1 serviço e 1 prevenção por mês.
-O Venâncio tem de fazer sempre serviços e prevenções às terças-feiras.
-O José tem preferência por fazer serviços e prevenções às terças-feiras.
-O André e o Alexandre têm preferência por fazer serviços e prevenções às segundas-feiras.
-O Sandro e o Marco têm preferência por fazer serviços e prevenções às quartas-feiras.
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- **Contagem máxima**
- 🔸Máx. de 3× Serviço por colaborador no mês.
- 🔸Máx. de 3× Prevenção por colaborador no mês.
- 🔸Ideal: 2× Serviço + 2× Prevenção (mais do que 2× apenas em exceção).
- **Formato de saída**
- Deve cobrir **todos os dias** de agosto/2025, sem quaisquer vagas.
- Começa SEMPRE no dia 1 do mês.
- Faz sempre a escala para o mês COMPLETO!
- Cada celula:
- `[(DD)] [Nome] `
| Semana | Tarefa | Seg | Ter | Qua | Qui | Sex | Sáb | Dom |
|-----------|---------|:---:|:---:|:---:|:---:|:---:|:---:|:---:|
| semana 1| Serviço | | ... | ... | ... | ... | ... | ... | … |
| semana 1| Prevenção | ... | ... | ... | ... | ... | ... | … |
| semana 2| Serviço | ... | ... | ... | ... | ... | ... | … |
| semana 2| Prevenção | ... | ... | ... | ... | ... | ... | … |
…
Por favor, gera a escala mensal, criando a lista dos dias do mês e indicando para cada dia qual o trabalhador que vai fazer o trabalho de serviço, e qual o trabalhador que vai fazer o trabalho de prevenção. Para isso, gera uma única tabela para o mês inteiro, em markdown, utilizando o seguinte template de formato:
Antes de responderes, pensa profundamente nesta tarefa e nas regras obrigatórias e preferências que te dei. Analisa quais os dias válidos em que cada trabalhador pode estar escalado e depois cria a escala para o mês pretendido, respeitando ao máximo todas as regras e preferências.
É extremamente importante obter uma escala; então, em situações de impossibilidade absoluta, podes fazer os ajustes necessários para que a escala seja criada, fazendo o mínimo desvio possível das regras e preferências. Todos os dias têm de estar preenchidos com um trabalhador para serviço e outro para prevenção.
Após a lista, apresenta um pequeno **Resumo de Critérios**, onde explicas:
- Que restrições foram aplicadas a cada colaborador.
- Como garantiste o equilíbrio na distribuição dos turnos.
- Lista dos trabalhadores e número de dias que cada um foi escalado.
Este prompt pode ser utilizado em qualquer assistente de IA, sendo que se for utilizado no Gemini é possível exportar a tabela para um Google Sheets.